Executive Search verstehen: So suchen Personalberatungen, und so bleibst du für sie sichtbar

Ruft dich eine Personalberatung an, hat ein Unternehmen sie mit der Suche für genau eine Position beauftragt, und die Beraterin arbeitet für das Unternehmen, das sie bezahlt. Personalberater suchen Führungskräfte über Titel, Unternehmen und Empfehlungen, und wer dabei nicht auftaucht, bleibt für sie unsichtbar.

Personalberatung in Deutschland setzt 2,7 Milliarden Euro um

Die Personalberatung in Deutschland setzte 2025 rund 2,7 Milliarden Euro um, knapp vier Fünftel davon mit Executive Search.

Dein Lebenslauf zählt für eine Beratung nur, wenn er zu einer Suche passt, die gerade läuft. Laut der Marktstudie des Vorjahres besetzten Unternehmen 2024 mit Hilfe von Personalberatungen 75.000 Positionen mit Fach- und Führungskräften, jede als eigener Auftrag mit eigenem Anforderungsprofil (BDU, 27.08.2025 (öffnet in neuem Tab)). Mit einem dieser Profile vergleicht die Beraterin deine Unterlagen.

Laut der Marktstudie „Facts & Figures zum Personalberatungsmarkt“ des Bundesverbands Deutscher Unternehmensberatungen (BDU) lag der Umsatz 2025 um 4,7 Prozent unter dem Vorjahr. Für 2026 erwarten die befragten Beratungen ein Plus von rund 3,0 Prozent auf etwa 2,77 Milliarden Euro, und 79 Prozent des Umsatzes entfallen auf Executive Search. Die Zahl der Anbieter sank um 200 auf 1.975, zusammen haben sie rund 14.225 Beschäftigte (BDU, 17.04.2026 (öffnet in neuem Tab)).

Die Personalberatung arbeitet für das Unternehmen, nicht für dich

Das Unternehmen beauftragt und bezahlt die Beratung, und deshalb vertritt sie seine Interessen. Du zahlst nichts, und für die Beratung bist du ein möglicher Kandidat für genau eine Position.

Nach den Grundsätzen des BDU ist allein das suchende Unternehmen Auftraggeber, und von Kandidatinnen und Kandidaten darf die Beratung weder Honorare noch Vermittlungsgebühren verlangen. Dieselben Grundsätze verpflichten sie, die Interessen ihres Auftraggebers so gut wie möglich zu vertreten (BDU, GoPB, Stand Februar 2025 (öffnet in neuem Tab)). Diese Regeln gelten für die Mitglieder des Verbands, für andere Anbieter nur, wenn sie sich freiwillig daran halten.

Braucht dich die Beraterin für ihre laufende Suche nicht, hat sie auch keinen Grund, Zeit in deine weitere Karriere zu stecken. Erwarte vom Anruf deshalb keine Karriereberatung, sondern frage nach der Position, um die es geht, und entscheide, ob sie dich interessiert.

Retained Search wird vorab bezahlt, Contingency nur bei Erfolg

Bei Retained Search zahlt das Unternehmen ab dem Auftrag in Raten und vergibt die Suche exklusiv an eine Beratung. Bei Contingency zahlt es nur bei Erfolg, meist ohne Exklusivität. Der BDU und der internationale Verband AESC sehen für ihre Mitglieder das exklusive Modell vor.

Die AESC beschreibt den Unterschied so: Retained-Beratungen bekommen zu Beginn ein Honorar, arbeiten exklusiv und übernehmen neben der Suche auch die Bewertung und Auswahl der Kandidaten. Contingency-Anbieter werden erst bezahlt, wenn jemand eingestellt ist, arbeiten an möglichst vielen Suchen gleichzeitig und überlassen die Auswahl dem Unternehmen (AESC, 14.03.2024 (öffnet in neuem Tab)). In ihren Standards legt die AESC fest, dass ihre Mitglieder Executive Search exklusiv und mit Honorar ab dem Auftrag anbieten (AESC, Professional Practice Standards, 2025 (öffnet in neuem Tab)).

Auch die Mitglieder des BDU arbeiten grundsätzlich exklusiv, laut ihren Grundsätzen ausdrücklich auch, damit Kandidaten nicht von mehreren Beratungen zur selben Stelle angesprochen und verunsichert werden (BDU, GoPB, 2025 (öffnet in neuem Tab)).

Du darfst deshalb im Gespräch fragen: „Arbeiten Sie exklusiv an dieser Position?“ Die AESC sagt Kandidaten zu, dass die Beratung, mit der sie sprechen, als einzige für diese Suche beauftragt ist (AESC, Candidate Bill of Rights, 2025 (öffnet in neuem Tab)).

Was eine Personalsuche das Unternehmen kostet

Im Durchschnitt zahlt das Unternehmen 27,5 Prozent des Zieleinkommens der Position. Die erste Rate ist schon mit dem Auftrag fällig, das Unternehmen bezahlt also die Suche und nicht erst die Besetzung.

Diesen Branchendurchschnitt für 2024 nennt der BDU in seiner Marktstudie (BDU, 27.08.2025 (öffnet in neuem Tab)). Nach seinen Grundsätzen hängt das Honorar meist vom Aufwand oder vom Zieleinkommen ab und nicht allein davon, ob die Stelle besetzt wird. Bezahlt wird in Raten, je nachdem, wie weit die Suche ist (BDU, GoPB, 2025 (öffnet in neuem Tab)).

Für eine Position mit 250 TEUR Zieleinkommen sind das beim Durchschnitt von 27,5 Prozent knapp 69 TEUR Honorar. Weil die Beratung ab dem Auftrag Geld bekommt, steht hinter dem Anruf einer exklusiv beauftragten Beratung eine laufende Suche mit festem Anforderungsprofil.

So läuft eine Personalsuche ab

Die Beratung klärt zuerst den Auftrag mit dem Unternehmen, sucht dann, führt eigene Interviews und schreibt einen vertraulichen Bericht. Danach folgen Gespräche beim Unternehmen, Referenzen und der Vertrag. Du kommst in der Regel erst mit der Suche ins Spiel und siehst nur einen Teil des Prozesses.

Die Grundsätze des BDU beschreiben die Schritte genauer (BDU, GoPB, 2025 (öffnet in neuem Tab)):

• Bei der Auftragsklärung besprechen Unternehmen und Beratung Stellenbeschreibung, Anforderungsprofil, Marktlage, Strategie, Kultur und Vergütungsrahmen. Das Unternehmen bekommt eine schriftliche Übersicht der Suchmethoden und nennt die Unternehmen, in denen die Beratung niemanden ansprechen darf.
• Bei der Suche spricht die Beratung Menschen direkt an, recherchiert in Datenbanken und sozialen Netzwerken, schaltet Anzeigen und nutzt auch KI-gestützte Werkzeuge. Was sie mit den Ergebnissen macht, entscheidet sie selbst.
• Bei der Auswahl prüft die Beratung, ob deine Unterlagen stimmig sind, und führt ein ausführliches Interview mit dir, wenn nötig ergänzt um Tests.
• Im vertraulichen Bericht bekommt das Unternehmen eine Einschätzung der empfohlenen Personen und erfährt, wie weit sie das Anforderungsprofil erfüllen.
• Referenzen holt die Beratung nur ein, wenn du ausdrücklich zustimmst.

In der Praxis spricht man außerdem von Longlist und Shortlist, auch wenn die Begriffe nicht in den Grundsätzen stehen. Die Longlist ist die breite Liste aus der Recherche, die Shortlist die kurze Liste derer, die geprüft und dem Unternehmen vorgestellt werden. Nach den Grundsätzen nennt der Bericht auch Punkte, an denen eine Einigung über den Vertrag scheitern könnte. Was du im Interview mit der Beratung sagst, landet also verdichtet beim Unternehmen.

Warum sich manche Personalberatung nicht bei dir meldet

Eine Beratung spricht niemanden in Firmen an, die ihr Auftraggeber ausgeschlossen hat, und je nach Vereinbarung auch niemanden, den sie selbst in eine Position gebracht hat. Wer dazu gehört, kommt für diese Beratung eine Zeit lang nicht in Frage.

In der Branche heißen diese Sperren Off-Limits und Klientenschutz. Die AESC verlangt, dass Off-Limits im schriftlichen Vertrag mit dem Unternehmen geregelt werden (AESC, Professional Practice Standards, 2025 (öffnet in neuem Tab)). Die BDU-Grundsätze beschreiben zwei Formen: Das Unternehmen legt fest, in welchen Firmen die Beratung niemanden direkt ansprechen darf, und wen sie in eine Position gebracht hat, spricht sie je nach Vereinbarung zum Klientenschutz später nicht mehr an (BDU, GoPB, 2025 (öffnet in neuem Tab)). Wie weit und wie lange das gilt, steht im jeweiligen Vertrag, eine allgemeine Frist gibt es nicht.

Hat dein Arbeitgeber mit einer Beratung vereinbart, dass sie bei ihm niemanden abwirbt, meldet sie sich womöglich nicht bei dir, egal wie gut dein Profil ist. Bist du über eine Beratung in deine jetzige Position gekommen, hörst du von ihr eine Weile nichts. Beides sagt nichts über deinen Marktwert.

So finden Personalberater dich als Führungskraft

Personalberater finden dich über das, was in deinem Profil steht, und über Menschen in deinem Fachgebiet, die deinen Namen nennen. An beidem kannst du arbeiten.

Neben der Direktansprache nennen die BDU-Grundsätze Datenbanken, soziale Netzwerke und Anzeigen (BDU, GoPB, 2025 (öffnet in neuem Tab)). Die AESC verlangt eine Suchstrategie, die über die naheliegenden Namen hinausgeht (AESC, 2025 (öffnet in neuem Tab)). Damit du bei dieser Suche auftauchst, helfen dir vier Dinge:

• Beschreibe Titel, Unternehmen, Funktion und Verantwortung in deinem Profil so, wie Personalberater danach suchen. „Head of Finance“ mit Konzernabschluss und Bankenverhandlungen wird gefunden, „Leidenschaftlicher Gestalter“ nicht.
• Nenne Zahlen, statt nur Rollen aufzuzählen: Umsatz, Budget, Teamgröße und Führungsebenen. Genau diese Angaben braucht die Beratung, um dich mit einem Anforderungsprofil zu vergleichen, bevor sie anruft.
• Sorge dafür, dass man dich auch außerhalb deines Unternehmens kennt. Fragt eine Beraterin nach Namen, nennen Menschen aus anderen Firmen diejenigen, mit denen sie zusammengearbeitet haben.
• Empfiehl andere. Personalberater suchen bei jedem Auftrag auch über Empfehlungen, und wer auf einen unpassenden Anruf mit zwei guten Namen antwortet, wird beim nächsten Auftrag selbst um Namen gebeten.

Wie diese Angaben für eine bestimmte Führungsposition aussehen, zeigen unsere Rollenprofile, etwa für CFO und Head of Finance. Was beim Jobwechsel auf Führungsebene allgemein zählt, steht im Ratgeber für Führungskräfte.

Wenn dich ein Personalberater anruft

Höre dir im ersten Anruf nur Anlass und Position an und schlage einen Termin am Abend vor.

Auch die BDU-Grundsätze sehen vor, dass die Beratung beim ersten Anruf am Arbeitsplatz oder während der Arbeitszeit nur kurz Anlass und Position vorstellt und alle weiteren Gespräche außerhalb der Arbeitszeit stattfinden (BDU, GoPB, 2025 (öffnet in neuem Tab)).

Im Gespräch am Abend kannst du fragen:

• „Arbeiten Sie exklusiv an dieser Position?“
• An wen berichtet die Position, und warum ist sie offen?
• Welche Verantwortung für Budget, Ergebnis und Team gehört dazu?
• Welche Gehaltsspanne ist vorgesehen?
• „Wie geht der Prozess weiter, und wann höre ich von Ihnen?“

Umgekehrt solltest du in zwei Minuten sagen können, wofür du heute verantwortlich bist, mit Zahlen, welche Gehaltsspanne in TEUR du dir vorstellst, wie lang deine Kündigungsfrist ist und welche Führungsposition, Branche und Verantwortung du suchst. Passt die Position nicht, sage das offen und mit Grund, denn so kann dich die Beratung beim nächsten Auftrag richtig einordnen.

So bleibt dein Wechselwunsch vertraulich

Dass du über einen Jobwechsel nachdenkst, bleibt vertraulich, und ohne deine Zustimmung darf die Beratung deine Unterlagen nicht weitergeben. Beides steht in den Regeln von BDU und AESC.

Nach den BDU-Grundsätzen gibt die Beratung ohne deine Zustimmung keine Daten weiter. Darf sie das suchende Unternehmen nicht nennen, gehen deine Unterlagen nur mit deiner Zustimmung oder anonymisiert weiter (BDU, GoPB, 2025 (öffnet in neuem Tab)). Die AESC zählt es zu den Rechten von Kandidaten, dass ihr Wechselwunsch geschützt bleibt und dass sie sich aus der Datenbank einer Beratung löschen lassen können (AESC, Candidate Bill of Rights, 2025 (öffnet in neuem Tab)).

Stimme deshalb jeder Weitergabe einzeln zu, und verlange, dass die Beratung dich aus ihrer Datenbank löscht, wenn du nach der Suche nicht dort bleiben willst.

Drei Fehler im Umgang mit Personalberatern

Bei allen drei verlierst du den Überblick darüber, wo deine Unterlagen liegen.

• Du verschickst deinen Lebenslauf ungefragt. Er trifft nur zufällig auf eine Suche, die gerade läuft, landet in einer Datenbank, und du weißt nicht, wann und für welche Stelle er wieder hervorgeholt wird.
• Du wirst doppelt vorgestellt. Landet deine Bewerbung bei einem Unternehmen auf zwei Wegen, etwa über eine Beratung und über einen Vermittler oder eine eigene Bewerbung, kann Streit darüber entstehen, wem ein Honorar zusteht, und du wirkst unkoordiniert. Die AESC nennt es als Nachteil des Contingency-Modells, dass mehrere Anbieter parallel dieselben Menschen ansprechen (AESC, 14.03.2024 (öffnet in neuem Tab)). Frage deshalb vor jeder Weitergabe, an wen deine Unterlagen gehen.
• Du führst keine Liste. Weißt du nach drei Monaten nicht mehr, welche Beratung dich für welches Unternehmen angefragt hat, kannst du eine doppelte Vorstellung nicht verhindern.

Personalvermittler arbeiten anders als Personalberater

Personalvermittler und Recruiting-Agenturen arbeiten oft nach dem Contingency-Modell, werden also nur bei Erfolg bezahlt und suchen ohne Exklusivität für viele Unternehmen gleichzeitig. Eine Personalberatung im Sinne von BDU und AESC wird dagegen exklusiv mit Suche und Auswahl beauftragt.

Der BDU unterscheidet „echte“ Personalberatung ausdrücklich von Personalvermittlern und anderen Rekrutierungsdiensten (BDU, Fachverband Personalberatung, abgerufen 26.09.2026 (öffnet in neuem Tab)). Für dich zeigt sich der Unterschied im Verhalten. Eine exklusiv beauftragte Beratung spricht dich für eine bestimmte Position an, nennt dir den Auftraggeber spätestens im Lauf der Gespräche oder sagt dir, warum noch nicht, und fragt dich vor jeder Weitergabe deiner Unterlagen. Will ein Anbieter deinen Lebenslauf „für mehrere spannende Optionen“ haben, ohne eine davon zu nennen, arbeitet er nach dem anderen Modell. Frage dann, an welches Unternehmen deine Unterlagen gehen, und gib sie erst heraus, wenn du den Namen kennst.

So behältst du mit synvyr den Überblick

Mit synvyr weißt du vor dem zweiten Gespräch, wie gut du zu einer Position passt, und siehst bei jeder neuen Anfrage, wem du deine Unterlagen schon für welches Unternehmen gegeben hast. Nennt dir eine Beratung eine Position, trägst du ihre Eckdaten selbst ein, auch ohne Jobanzeige, und siehst unter „Anforderungen & Lücken“, wo du die Anforderungen erfüllst und wo eine Lücke ist. Die Beraterin speicherst du unter „Kontakte je Stelle“ direkt bei der Position, und im Kontakt-Verlauf hältst du jeden Austausch mit ihr fest. synvyr selbst ist kein Vermittler und nimmt keinen Kontakt zu Beratungen auf.

Quellen dieses Beitrags

1. Vorsichtige Trendwende im Personalberatungsmarkt: Branche erwartet moderates Wachstum für 2026 (Studie „Facts & Figures zum Personalberatungsmarkt 2026“). Bundesverband Deutscher Unternehmensberatungen BDU e.V., 17.04.2026. https://www.bdu.de/news/vorsichtige-trendwende-im-personalberatungsmarkt/ (öffnet in neuem Tab)
2. Personalberatungsbranche in Deutschland: Marktteilnehmer prognostizieren leichten Umsatzrückgang auf 2,78 Milliarden Euro in 2025. Bundesverband Deutscher Unternehmensberatungen BDU e.V., 27.08.2025. https://www.bdu.de/news/personalberatungsbranche-in-deutschland-marktteilnehmer-prognostizieren-leichten-umsatzrueckgang-auf-278-milliarden-euro-in-2025/ (öffnet in neuem Tab)
3. Grundsätze ordnungsgemäßer und qualifizierter Personalberatung (GoPB). Bundesverband Deutscher Unternehmensberatungen BDU e.V., beschlossen 03.12.2024, Stand Februar 2025. https://www.bdu.de/fileadmin/user_data/dokumente/Grundsaetze/Grundsaetze-ordnungsgemaesser-Personalberatung.pdf (öffnet in neuem Tab)
4. Fachverband Personalberatung. Bundesverband Deutscher Unternehmensberatungen BDU e.V., ohne Datum, abgerufen 26.09.2026. https://www.bdu.de/verband/fachverbaende/fachverband-personalberatung/ (öffnet in neuem Tab)
5. Professional Practice Standards. Association of Executive Search and Leadership Consultants (AESC), 2025. https://www.aesc.org/wp-content/uploads/2025/10/AESC_Professional_Practice_Standards.pdf (öffnet in neuem Tab)
6. AESC Candidate Bill of Rights. Association of Executive Search and Leadership Consultants (AESC), 2025. https://www.aesc.org/standards/aesc-candidate-bill-of-rights/ (öffnet in neuem Tab)
7. Retained Executive Search vs Contingency: What's the Difference? Association of Executive Search and Leadership Consultants (AESC), 14.03.2024. https://www.aesc.org/insights/blog/retained-executive-search-vs-contingency-whats-difference (öffnet in neuem Tab)